La transformación digital de la facturación de empresas y autónomos avanza un paso más con la normativa sobre los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), conocida habitualmente como VERI*FACTU.
Aunque durante los últimos años se han anunciado diferentes fechas de entrada en vigor, los plazos han sido modificados. Actualmente, las sociedades y empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027, mientras que para el resto de empresarios y profesionales incluidos en la normativa el plazo llega hasta el 1 de julio de 2027.
Esto significa que 2026 es un momento especialmente adecuado para que autónomos y empresas revisen cómo facturan, qué programa utilizan y si su sistema estará preparado cuando llegue la obligación.
¿Qué es VERI*FACTU y qué pretende conseguir?
VERI*FACTU es el nombre con el que se conoce habitualmente al conjunto de requisitos establecidos para los sistemas informáticos de facturación mediante el Real Decreto 1007/2023.
Su objetivo principal es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables, accesibles y no puedan modificarse o eliminarse de manera que no quede constancia de ello.
Por tanto, VERI*FACTU no consiste simplemente en cambiar el formato de una factura. Lo que cambia fundamentalmente es la forma en que el programa informático utilizado para facturar debe generar y conservar los registros de facturación.
¿Cuándo será obligatorio VERI*FACTU?
Una de las principales dudas entre autónomos y empresas es precisamente la fecha de entrada en vigor.
Tras las últimas modificaciones normativas, el calendario actual es:
¿A quién afecta VERI*FACTU?
La normativa afecta, con carácter general, a empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos para expedir facturas y que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Esto incluye a numerosos autónomos, profesionales, pequeñas y medianas empresas, sociedades mercantiles y empresas que utilizan programas informáticos para emitir sus facturas.
No obstante, existen supuestos específicos de exclusión y particularidades dependiendo de la actividad, territorio y características del contribuyente. Por ello, no conviene determinar la obligación únicamente por el hecho de ser autónomo o sociedad.
¿VERI*FACTU significa que todas las facturas se enviarán automáticamente a Hacienda?
No necesariamente.
Esta es una de las confusiones más habituales.
La normativa contempla dos modalidades de funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación:
Sistema VERI*FACTU:
El sistema remite a la Agencia Tributaria los registros de facturación en el momento correspondiente.
Sistema NO VERI*FACTU:
los registros se conservan en el propio sistema informático cumpliendo requisitos adicionales de seguridad, trazabilidad y conservación.
Por tanto, utilizar un sistema adaptado a VERI*FACTU no significa exactamente lo mismo que hablar de factura electrónica.
¿Qué cambia en las facturas?
Uno de los cambios más visibles será la incorporación de un código QR en las facturas completas y simplificadas emitidas mediante sistemas sujetos a la normativa.
Sin embargo, el cambio más importante no está necesariamente en el aspecto visual de la factura, sino en lo que sucede detrás de ella, en el sistema informático que genera y registra la operación.
¿Qué tendrá que hacer un autónomo para adaptarse a VERI*FACTU?
Para un autónomo que actualmente utiliza un programa de facturación, el primer paso debería ser comprobar si dicho programa está preparado para cumplir los requisitos establecidos por la normativa.
Una buena planificación puede dividirse en cinco pasos: Consulta también nuestra asesoría contable en Palma de Mallorca.
- Revisar cómo se generan actualmente las facturas.
- Consultar al proveedor del programa.
- Revisar el procedimiento de facturación de la empresa.
- Coordinar la adaptación con la asesoría.
- No esperar a la fecha límite.
¿Puede una empresa seguir utilizando Excel para hacer facturas?
Esta es una cuestión especialmente importante para pequeñas empresas y autónomos.
La respuesta depende de cómo se utilice Excel y de si el sistema empleado entra dentro del ámbito de aplicación del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
La normativa está dirigida a los sistemas informáticos utilizados para expedir facturas, por lo que no es recomendable asumir que una herramienta utilizada actualmente para facturar quedará automáticamente fuera de la regulación.
Antes de tomar una decisión, conviene analizar el procedimiento concreto utilizado por cada negocio.
¿Qué ocurre si utilizo un programa de facturación antiguo?
Es uno de los aspectos que conviene revisar cuanto antes.
Si el programa utilizado actualmente no puede adaptarse a los requisitos establecidos por la normativa, será necesario sustituirlo o utilizar una solución compatible.
Esto puede tener implicaciones prácticas importantes: migración de clientes, conservación de facturas anteriores, configuración de series, integración con la contabilidad, conexión con otros programas, formación de trabajadores y adaptación de los procesos internos.
Por ello, cambiar de software de facturación no debería plantearse como una simple cuestión informática. Es una decisión que afecta a la gestión administrativa, contable y fiscal de la empresa.
¿VERI*FACTU es lo mismo que la factura electrónica?
No.
Aunque ambos conceptos forman parte de la transformación digital de la facturación, VERI*FACTU y factura electrónica no son exactamente lo mismo.
VERI*FACTU se refiere fundamentalmente a los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos utilizados para generar y registrar facturas.
La factura electrónica, en cambio, hace referencia al formato y los medios utilizados para emitir y recibir determinadas facturas electrónicamente.
Esta diferencia será especialmente importante para empresas que estén planificando ahora su digitalización.
¿Qué ventajas puede tener la adaptación?
Aunque la nueva normativa implica cambios y obligaciones, también puede ser una oportunidad para mejorar la gestión de la empresa.
Una correcta digitalización de la facturación puede facilitar:
> Mayor control de las facturas.
> Menos errores administrativos.
> Mejor conexión con la contabilidad.
> Mayor trazabilidad.
> Más información para tomar decisiones.
Por eso, la adaptación a VERI*FACTU puede ser una buena oportunidad para revisar todo el circuito administrativo de una empresa y no limitarse simplemente a cumplir con Hacienda.
¿Qué errores conviene evitar antes de 2027?
> Esperar hasta el último momento.
> Elegir un programa únicamente por precio.
> No comprobar la compatibilidad con la contabilidad.
> Mantener procedimientos manuales innecesarios.
> Confundir VERI*FACTU con factura electrónica.
> No revisar las facturas rectificativas y anulaciones.
> No consultar las particularidades de cada negocio.
¿Qué debería hacer una empresa en 2026?
La mejor estrategia es utilizar 2026 como año de preparación.
Una empresa puede empezar por este sencillo checklist:
> Identificar todos los sistemas utilizados para facturar.
> Consultar si el programa actual estará adaptado.
> Comprobar qué modalidad de cumplimiento utilizará.
> Revisar series y numeración de facturas.
> Revisar facturas rectificativas y anulaciones.
> Comprobar la integración con la contabilidad.
> Revisar los procedimientos internos.
> Formar al personal que emite facturas.
> Coordinar la adaptación con la asesoría fiscal y contable.
En Consulting Confislab ofrecemos asesoría fiscal y contable para empresas y autónomos en Palma de Mallorca, ayudando a nuestros clientes a gestionar sus obligaciones fiscales, contables y administrativas.
VERI*FACTU en Palma de Mallorca: preparar la empresa con tiempo
Para autónomos y empresas de Mallorca, la adaptación a los nuevos sistemas de facturación puede abordarse como parte de una estrategia más amplia de gestión contable y fiscal.
No se trata únicamente de instalar un nuevo programa.
Es importante analizar cómo se generan las facturas, cómo llegan posteriormente a la contabilidad, cómo se gestionan los impuestos y cómo se conserva la información.
En Consulting Confislab ofrecemos asesoría fiscal y contable para empresas y autónomos en Palma de Mallorca, ayudando a nuestros clientes a gestionar sus obligaciones fiscales, contables y administrativas.
Si tienes dudas sobre cómo puede afectar VERI*FACTU a tu negocio, 2026 es un buen momento para revisar tu sistema de facturación y planificar la adaptación con suficiente antelación.
